Personalentwicklung im Mittelstand

Wie bedarfsorientierte Schulung Konflikte löst und Mitarbeiter bindet

Kommunikationsprobleme und daraus resultierende Konflikte im Büro sind durchaus normal. Stehen sie jedoch an der Tagesordnung oder drohen gar zu eskalieren, müssen sie aktiv in Angriff genommen werden. Das erkannte auch Max Pohl*, Geschäftsführer eines mittelständischen Medienunternehmens. Seit längerer Zeit standen Spannungen im Raum, die für eine generelle Unruhe und Unzufriedenheit der Mitarbeiter sorgten und bereits eine hohe Fluktuation verursachten. Mit diesem Hintergrund wandte sich Herr Pohl an das Büro für Berufsstrategie.

Aufgabenstellung

Herr Pohl wünschte sich, mithilfe des Büros für Berufsstrategie Hesse/Schrader herauszufinden, wo die Ursachen der Kommunikationsdefizite lagen und wie diese durch geeignete Fortbildungen und Coachings schnellstmöglich beseitigt werden können. In dem Vorabgespräch mit unserer ausgebildeten Mitarbeiterin für Personalentwicklung betonte er, dass er die von ihm ausgewählten Angestellten im Unternehmen halten, sie unterstützen und durch Schulungen fördern wollte. Keinesfalls sollte der Eindruck entstehen, es handele sich dabei um eine Art Strafe. Er selbst hatte ebenfalls vor, ein Coaching in Anspruch zu nehmen, das ihm hilft seine Führungsrolle neu zu überdenken.

Vorgehensweise

Unsere Beraterin schlug vor, zunächst Einzelgespräche mit den jeweiligen Mitarbeitern zu führen und anschließend passgenaue Seminare und Coachings zu konzipieren. Intern sollte Herr Pohl explizit kommunizieren, dass es sich bei den Weiterbildungsmaßnahmen um eine Förderung und Wertschätzung handelte. Überdies wurden die Mitarbeiter über das Büro Hesse/Schrader und unsere Beraterin genauestens informiert.

In Einzelgesprächen mit den so vorbereiteten Mitarbeitern führte unsere systemische Beraterin, Prozessbegleiterin und Trainerin für Schlüsselqualifikationen strukturierte Interviews – die so genannten critical incident interviews – die dazu dienen, das Verhalten von Menschen in kritischen Arbeitssituationen herauszuarbeiten. Dabei erfasste sie alle relevanten Informationen und kam den Ursachen schrittweise auf die Spur. Aus ihren Ergebnissen entwarf sie einen Vorschlag, den sie intensiv mit Herrn Pohl besprach. Gemeinsam vereinbarten beide einen Seminar- und Coachingplan, der folgende Maßnahmen umfasste:

1. Ein Zweiercoaching für Herrn Pohl und seinen Stellvertreter:
   
   Unsere Beraterin wählte die außergewöhnliche Variante eines Zweiercoachings, damit die beiden Führenden über einen Zeitraum von sechs Monaten (sechs Termine à 1,5 Stunden) in Ruhe besprechen konnten, ob und wie sie sich eine weitere Zusammenarbeit vorstellen konnten, welchen Führungsstil sie weiter verfolgen und welche Unternehmenskultur sie damit prägen wollten.



2. Ein eintägiges Seminar zur Selbstorganisation für die Mitarbeiter
   
   Viele Mitarbeiter hatten Schwierigkeiten, ihren Arbeitsalltag vernünftig zu strukturieren und ihn dann auch wie geplant umzusetzen. Besonders der Doppelbelastung des schnelllebigen und flexiblen Tagesgeschäfts der Medienbranche und zusätzlicher Projektarbeit fühlten sie sich oft nicht gewachsen.



3. Ein zweitägiges Führungsseminar mit dem Schwerpunkt Konfliktmanagement
   
   Dieses Seminar richtete sich an alle Mitarbeiter mit Führungsfunktion. Im Vorfeld wurde über einen anonym abgegebenen schriftlichen Fragebogen abgefragt, wo sie aktuellen Schulungsbedarf sahen. Daraus wurde deutlich, dass gerade in der mittleren Führungsebene, die zwischen Mitarbeitern und oberer Führungsebene steht, diverse Konflikte schwelten. Die Teilnehmer reflektierten ihr Führungsverhalten und gemeinsam wurden Verhaltensregeln für die Zusammenarbeit untereinander und im Hinblick auf ihre Mitarbeiter aufgestellt.
   
   Außerdem fand neun Monate später ein Nachfolge-Führungsseminar statt, welches als Transfercheck diente, um zu überprüfen, inwiefern die besprochenen Abmachungen im ersten Führungsseminar den Praxistest tatsächlich bestanden hatten. Zusätzlich wurden neue Themenfelder erarbeitet.



4. Ein eintägiges Telefontraining für die Mitarbeiter
   
   Alle Mitarbeiter, die täglich am Telefon agieren, wurden intensiv trainiert, Kundenanliegen schnell und zielgerichtet zu erfassen, Gespräche systematisch zu leiten und mit Beschwerden professionell umzugehen.
   
   Aufbauend darauf erhielt eine Mitarbeiterin aus dem Beschwerdemanagement wenige Zeit später ein Einzelcoaching direkt am Arbeitsplatz, da sie von den negativen Botschaften, die täglich auf sie niederprasselten, extrem entmutigt war. Wesentliches Ziel war es, der Mitarbeiterin zu verdeutlichen, dass sich die Beschwerden nicht gegen ihre Person richteten, und sie lösungsorientiert zu beraten.

Ergebnis

In einem Abschlussgespräch zwischen Herrn Pohl und unserer Beraterin wurden die Ergebnisse reflektiert und weitere Maßnahmen besprochen. Insbesondere das Zweiercoaching und das Führungsseminar erzielten sofort sichtbare Erfolge. "Ich habe jetzt einen viel besseren Draht zu meinem Stellvertreter und der Führungsriege. Das hat auch positive Auswirkungen auf das gesamte Team. Meine Mitarbeiter waren dankbar für die Unterstützung und sind außerordentlich motiviert", so Herr Pohl. Eine direkte Folgemaßnahme bestand in dem Auftrag für ein Seminar zum Thema Vertrieb und Verkauf sowie ein weiteres Zweier-Coaching für zwei der anderen Führungskräfte. Außerdem empfahl die Beraterin Herrn Pohl verschiedene Institutionen, die zusätzlich noch fachliche Schulungen im Bereich Journalismus durchführen konnten, da sich hierin Bedarf zeigte.

Durch die kontinuierliche Begleitung und Weiterbildung der Arbeitnehmer konnte bis heute das Konfliktpotenzial erheblich reduziert und eine starke Mitarbeiterbindung an das Unternehmen gewährleistet werden. Gerne unterstützen wir auch Sie bei der Personalentwicklung und stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.

*Name geändert. Aus Verschwiegenheitsgründen nennen wir keine Personen- und Firmennamen.